План комплексной проверки работы делопроизводственных служб, центральных экспертных, экспертных комиссий и архивных подразделений юридических лиц – источников формирования Архивного фонда Луганской Народной Республики

  1. Наличие приказа (распоряжения) о назначении ответственного за делопроизводство.
  2. Наличие приказа (распоряжения) о назначении ответственного за архив.
  3. Наличие приказа (распоряжения) об утверждении состава центральной экспертной (экспертной) комиссии.
  4. Наличие положения об архиве (с датами согласования ЭПК Госархива ЛНР и утверждения руководителем).
  5. Наличие положения о центральной экспертной (экспертной) комиссии (с датами согласования ЭПК Госархива ЛНР и утверждения руководителем).
  6. Наличие положения о службе делопроизводства и должностных регламентов работников (с датой утверждения руководителем).
  7. Наличие индивидуальной инструкции по делопроизводству (с датами согласования ЭПК Госархива ЛНР и утверждения руководителем).
  8. Наличие индивидуальной инструкции о порядке работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (с датой утверждения руководителем).
  9. Наличие индивидуальной инструкции по делопроизводству по обращениям граждан (с датой утверждения руководителем).
  10. Наличие ведомственных перечней со сроками хранения.
  11. Наличие типовых или примерных номенклатур дел.
  12. Наличие инструкций по делопроизводству для подведомственных организаций.
  13. Наличие методических пособий по вопросам делопроизводства и архивного дела.
  14. Наличие сводной индивидуальной номенклатуры дел (с датами согласования ЭПК Госархива ЛНР и утверждения руководителем).
  15. Оформление итоговой записи номенклатуры дел по окончании делопроизводственного года.
  16. Формирование дел в текущем делопроизводстве структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел.
  17. Составление и оформление организационно-распорядительных документов (оформление бланков, соблюдение правил оформления реквизитов, проставление резолюций и других отметок).
  18. Регистрация документов. Формы регистрации документов. Качество ведения регистрационных документов.
  19. Организация контроля за исполнением документов, соблюдение сроков их выполнения.
  20. Организация работы центральной экспертной (экспертной) комиссии (наличие годовых планов, отчетов о работе ЦЭК (ЭК) и протоколов заседаний ЦЭК (ЭК)).
  21. Наличие компьютера, выхода в Internet, локальной сети.
  22. Применение электронной цифровой подписи (наличие сертификата ключа).
  23. Организационно-правовой статус архивного подразделения: (самостоятельное подразделение, в составе службы делопроизводства, функции возложены на лицо, ответственное за архив).
  24. Соблюдение порядка передачи дел в архив организации. Качество упорядочения документов. Наличие учетной документации (описей дел, которые передаются в архив; книг регистрации выдачи документов во временное пользование и др.).
  25. По какой год одобрены (согласованы) ЭПК Госархива ЛНР (ЭПК Госархива Луганской области) описи дел на документы постоянного хранения и по личному составу самого фондообразователя; юридического лица, функционировавшего на территории г. Луганска и выполнявшего аналогичные функции.
  26. По какой год документы юридического лица, функционировавшего на территории г. Луганска и выполнявшего аналогичные функции, переданы на государственное хранение.
  27. Характеристика физического состояния документов и полноты их сохранности; наличие фактов утраты или незаконного уничтожения документов.
  28. Наличие историко-архивного или исторического образования у ответственного за архив.
  29. Наличие архивного помещения.
  30. Помещение оборудовано стеллажами:
    • металлическими
    • комбинированными
    • деревянными
  31. Дата обработки огнезащитной жидкостью деревянных стеллажей.
  32. Наличие охранно-пожарной сигнализации.
  33. Наличие первичных средств пожаротушения (с датой заполнения).
  34. Отвечает ли помещение требованиям пожарной безопасности:
    • система отопления
    • электросеть
    • система освещения
  35. Наличие плана эвакуации (с датой утверждения).
  36. Наличие инструкции о мерах пожарной безопасности (с датой утверждения).
  37. Наличие на окнах металлических решеток.
  38. Защищенность дверей:
    • металлические
    • укрепленные металлом с асбестовой прокладкой
  39. Соблюдение температурно-влажностного режима:
    • наличие измерительных приборов и журнала регистрации
  40. Соблюдение светового режима:
    • наличие жалюзи (светозащитных штор)
  41. Организация ведомственного контроля над работой делопроизводственных служб, экспертных комиссий, архивных подразделений в подведомственных организациях.
  42. Мероприятия по повышению квалификации работников делопроизводственных служб и архивных подразделений подведомственных организаций (курсы, семинары, совещания).
Схема проезда

×